TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA LA GENERACIÓN DE CFDI’s
1. ALCANCE DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA LA GENERACIÓN DE CFDIs
Los presentes Términos y Condiciones para la Generación de CFDIs tienen por objeto establecer los términos y condiciones en virtud de los cuales CECOBAN, S.A. de C.V. (CECOBAN) prestará a favor de los Usuarios (CLIENTE o EMISOR) de la Aplicación (Sitio de Operación) los servicios de Generación y Expedición de Comprobantes Fiscales a través de Internet por medio de la aplicación denominada PAC CECOBAN, la cual estará disponible de forma libre en Internet. Serán aplicables sin excepción, al CLIENTE de la aplicación PAC CECOBAN, por lo que, manifiesta de forma expresa la aceptación de las condiciones, derechos y obligaciones que se deriven de los presentes Términos y Condiciones para la Generación de CFDIs. CECOBAN se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento y sin aviso previo, los presentes Términos y Condiciones para la Generación de CFDIs, configuración y contenido del Servicio y/o de la aplicación PAC CECOBAN. Por lo que el CLIENTE está de acuerdo, y reconoce que es su responsabilidad exclusiva revisar los Términos y Condiciones periódicamente.
2. OBJETO
CECOBAN concede al CLIENTE una licencia intransferible y no exclusiva de uso del Software PAC CECOBAN, conforme a lo establecido en estos Términos y Condiciones para la Generación de CFDIs y en cualquier otra documentación que resulte aplicable. El CLIENTE se abstendrá de realizar copias, revelar y permitir el acceso de terceros al Software Contratado. La violación a esta condición por parte del CLIENTE se someterá a todas las obligaciones y sanciones contenidas en la Ley Federal de Protección a la Propiedad Industrial, en específico las fracciones III, IV y V del artículo 402 de la propia Ley. Los derechos concedidos al CLIENTE de conformidad con lo previsto en los presentes Términos y Condiciones para la Generación de CFDIs se extienden a cualquier actualización o nueva versión que sustituya y/o complemente la aplicación PAC CECOBAN, salvo que la actualización o nueva versión que corresponda contenga unas condiciones de uso propias.
3. DESCRIPCIÓN Y FUNCIONALIDAD DE LA APLICACIÓN (Sitio de Operación)
El PAC CECOBAN proporciona el servicio de Generación y Expedición de Comprobantes Fiscales a través de internet a partir de los datos capturados por el CLIENTE. El servicio funciona a partir de los datos necesarios para integrar la factura electrónica. El sistema valida los datos capturados por el CLIENTE de acuerdo con los requerimientos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Posteriormente, validada la información y siendo correcta, la aplicación PAC CECOBAN genera el Comprobante Fiscal Digital. Durante el proceso de generación del Comprobante Fiscal Digital, se realiza el firmado del mismo empleando el Certificado de Sello Digital que el Emisor previamente cargo en el sistema en el momento de su registro y posterior a este proceso se realiza el sellado para construir el CFDI (sellado con el CSD que el SAT proporciono al PAC). Una vez que se genera el CFDI es enviado al SAT para su notificación y resguardo por un término de tres meses (90 días) de conformidad con lo establecido en la Resolución Miscelánea Fiscal. A partir de esos momentos, el CLIENTE podrá consultar y/o descargar dicho CFDI en formato XML y/o PDF.
4. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS NECESARIOS
Hardware: Para hacer uso del servicio es necesario contar con un acceso a una conexión a Internet de al menos 1 MB de velocidad, equipo de cómputo con procesador Pentium 4 o superior y con una memoria RAM de 1GB como mínimo.
Software: El equipo antes señalado deberá contar con navegador Google Chrome, sistema operativo Microsoft Windows 10, así como tener instalado el Acrobat Reader 9.0 o superior para la visualización de la Factura en formato PDF. No se garantiza el correcto funcionamiento de la aplicación PAC CECOBAN, en equipos con requerimientos técnicos, diferentes a los señalados anteriormente.
5. CONDICIONES DE USO
La aplicación PAC CECOBAN, puede ser utilizada por CLIENTES de tipo GRATUITO o de tipo PREMIUM. El CLIENTE GRATUITO, es aquel que puede registrarse y hacer uso en el servicio estándar, para generar sus CFDIs de manera individual y gratuita. El CLIENTE PREMIUM, es aquel que requiere customizaciones al Sitio de Operación como complemento a los servicios contratados con CECOBAN. Únicamente el CLIENTE al cual CECOBAN le haya asignado y facilitado el correspondiente “Usuario” y “Contraseña” para la utilización del servicio, podrá accesar a la aplicación PAC CECOBAN. El CLIENTE únicamente podrá utilizar la aplicación PAC CECOBAN de conformidad con las finalidades previstas en los presentes Términos y Condiciones para la Generación de CFDIs. A título enunciativo y no limitativo, se prohíbe expresamente al CLIENTE la utilización de la aplicación PAC CECOBAN que tenga por objeto las siguientes finalidades: a) La explotación, reproducción, difusión, transformación, distribución, transmisión por cualquier medio, posterior publicación, exhibición, comunicación pública o representación total o parcial de la aplicación PAC CECOBAN. b) Realizar cualquier tipo de actuación que pueda comportar modificaciones, ajustes, daños o alteraciones en la aplicación PAC CECOBAN. c) Tratar información o datos que tengan la consideración de ilícitos, ofensivos, o de cualquier otra índole que vaya en contra de la ley. d) Tratar información o datos que contengan virus, o cualquier otro elemento que pueda producir daños o alteraciones en la aplicación PAC CECOBAN y que pueda perjudicar a la aplicación y directa o indirectamente la imagen de CECOBAN. e) En general, cualquier tipo de actividad ofensiva contra el orden público, la moral y las leyes. En caso de incumplimiento de las presentes condiciones, CECOBAN se reserva el derecho de suspender la prestación del Servicio a dicho CLIENTE con lo dispuesto en los presentes Términos y Condiciones para la Generación de CFDIs y adicionalmente a ejercer la acción legal que en derecho corresponda.
6. OBLIGACIONES DEL EMISOR
En virtud de los presentes Términos y Condiciones para la Generación de CFDIs el EMISOR se obliga a mantener actualizados los elementos fiscales siguientes: a) Datos fiscales registrados en el SAT. b) CSD otorgado por el SAT para firmar los CFDIs generados. c) FIEL otorgada por el SAT para firmar el Contrato de Términos y Condiciones de la Prestación del Servicio del Sitio de Operación, de clientes gratuitos y clientes premium, para la Generación de CFDIs (Emisor/PAC CECOBAN). d) Registrarse y firmar con su FIEL el Contrato vigente de Términos y Condiciones de la Prestación, del Servicio del Sitio de Operación, de clientes gratuitos y clientes premium, para la Generación de CFDIs (Emisor/PAC CECOBAN). e) Resguardar la confidencialidad de su cuenta de usuario y contraseña de acceso al Sistema. f) Mantener actualizada su contraseña de acceso al Sistema. g) Desbloquear su contraseña por intentos fallidos, inactividad o caducidad. h) Descargar sus CFDIs y enviarlos por su propia cuenta a sus Receptores. i) Validar que los CFDIs generados por el PAC CECOBAN estén correctos y en caso contrario cancelarlos o realizar las aclaraciones correspondientes con el PAC en forma inmediata. j) Conservar los CFDIs durante el periodo establecido por el SAT. k) Estructurar sus Folios y Series en formato libre de acuerdo con sus necesidades, dado que ya no tendrá que tramitarlos con el SAT.
7. NIVELES DE SERVICIO
La aplicación PAC CECOBAN con todos sus servicios deberá estar disponible 7x24x365 con un nivel de disponibilidad del 99.3%, sin embargo y con el fin de garantizar la continuidad de los servicios se tiene asignada una ventana diaria de mantenimiento con suspensión parcial de los servicios de las 00:00 horas a la 01:00 horas de cada día. El 0.7% por ciento es el periodo de tiempo máximo en que la aplicación podría no estar disponible por causas no planeadas e imputables a CECOBAN. Para mejoras y mantenimiento continuo a la infraestructura y a la aplicación, Cecoban podrá planear y ejecutar ventanas de mantenimiento de máximo 24 horas trimestrales y con una duración máxima de 6 horas cada una, lo anterior será notificado a los clientes a través de la página de internet con al menos 7 días naturales de anticipación. Las capacidades comprometidas con nuestros clientes en un escenario crítico definen que se tiene la capacidad de timbrar hasta 25 millones de registros en un tiempo máximo de 18 horas. Lo anterior no contempla el tiempo de transmisión de la información, sin embargo, debe considerarse el envío de comprobantes dentro de las 72 horas posteriores a la generación del sello para lograr el timbrado, de acuerdo con la regulación fiscal. El resultado del procesamiento de los archivos recibidos por parte de los clientes será depositado en los buzones electrónicos definidos previamente, en un lapso máximo de 24 horas, posteriores a la generación del timbre. Los resultados del proceso PAC_CFDI únicamente serán entregados a través de los canales de comunicación, previamente definidos con cada Cliente (Connect Direct, Serv-U, Sitio Web, E-mail Automático, Etc.), por lo que no está autorizada la entrega o envío de cualquier tipo de información por otro medio diferente a los antes señalados. Todo el resultado correspondiente al procesamiento productivo de los clientes es respaldado en base de datos por un periodo de hasta 90 días (tres meses), de acuerdo con lo señalado en la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, 2.7.2.8 “Obligaciones y requisitos de los proveedores de certificación de CFDI” que indica la obligación del PAC, para conservar los CFDI por un periodo de tres meses específicamente en las fracciones: XI. Tener en todo momento a disposición del SAT o de los terceros habilitados por éste, el acceso a las bases de datos en donde se resguarde la información y las copias de los CFDI que hayan certificado en los últimos tres meses. XIII. Conservar los CFDI certificados por un término de tres meses en un medio electrónico, óptico o de cualquier tecnología, aun cuando no subsista la relación jurídica al amparo de la cual se certificaron los CFDI, lo anterior, sin perjuicio de haber transcurrido el periodo de transición a que se refiere la regla 2.7.2.12 de la RMF. Derivado de lo anterior, los archivos del proceso PAC_CFDI, que presentarán y/o recibirán los clientes, únicamente se resguardan en los buzones electrónicos definidos previamente para estos fines, por un periodo máximo de 72 horas (3 días) a partir de la recepción y/o generación de dichos archivos, posterior a este plazo, los archivos serán eliminados de manera definitiva, sin la necesidad de contar con un proceso de restauración. El servicio PAC_CFDI estará disponible las 24 horas de los 365 días del año y se brindará soporte en línea de lunes a viernes de las 07:30 horas a las 22:00 horas a través de la cuenta de correo: OperacionesPAC@cecoban.org.mx Las solicitudes de soporte y quejas serán atendidas por CECOBAN en un plazo máximo de 2 horas y resueltas en un plazo máximo de 8 horas (de acuerdo con el horario establecido para el soporte). Los Niveles de Servicio antes referidos son aplicables a los CLIENTES que utilizan la aplicación PAC CECOBAN para la generación de CFDIs. Nota: El soporte en días y horarios inhábiles se atenderá conforme a lo establecido en el contrato de prestación del servicio de cada cliente.
8. GARANTÍA DE LA APLICACIÓN Y CONTINUIDAD DEL SERVICIO
En particular, el CLIENTE acepta que la aplicación se suministra “tal y como se presenta” por lo que CECOBAN no garantiza en ningún caso que las funciones que contiene satisfagan las necesidades del CLIENTE, ni que la aplicación funcione ininterrumpidamente o sin errores cuando no sea posible por razones de fuerza mayor, derivado de una mala conexión de internet por parte del CLIENTE, derivado de alguna actualización, cambio o mejora que realice CECOBAN a la aplicación, o cualquier otra causa que de forma directa o indirecta tenga impacto en la aplicación. El CLIENTE acepta que el Software contratado constituye una herramienta de trabajo destinada a complementar, pero no a sustituir, la labor humana. Para hacer uso de la licencia concedida sobre la aplicación PAC CECOBAN, el CLIENTE deberá cumplir en todo momento, entre otras, con las obligaciones de: a) Utilizar la aplicación conforme a las estipulaciones previstas en el Manual o Tutorial que se encuentra disponible en el Sitio de Operación. b) Disponer de un sistema informático en buen estado. c) Realizar un control del acceso a la aplicación PAC CECOBAN con el fin de evitar manipulación por personas no autorizadas o inexpertas. d) No permitir la instalación de virus y programas defectuosos en el mismo disco duro. e) Así como cualquier otra medida preventiva razonable que garantice el correcto uso de la aplicación. En ningún caso CECOBAN será responsable de los errores de funcionamiento o de los daños provocados por el incumplimiento de las obligaciones del CLIENTE referidas en estos Términos y Condiciones para la Generación de CFDIs.
9. RESPONSABILIDAD POR DAÑOS Y PERJUICIOS
El CLIENTE responderá de los daños y perjuicios que CECOBAN pueda sufrir como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones el CLIENTE por virtud de estos Términos y Condiciones para la Generación de CFDIs o de la ley en relación con la utilización del Servicio.
10. VIGENCIA
La prestación del Servicio tiene una duración indefinida, sin embargo, CECOBAN podrá dar por terminada o suspender la prestación del servicio observando las obligaciones legales que en su carácter de Prestador de Servicios de Certificación de CFDI esté obligado. El CLIENTE puede libremente dejar de usar el Servicio, no obstante, CECOBAN deberá conservar los CFDI en cumplimiento de la legislación vigente.
11. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
El CLIENTE manifiesta su consentimiento en proporcionar a CECOBAN datos de carácter personal, que serán utilizados únicamente para la prestación del servicio y fines relativos al mismo. Los datos que el CLIENTE de manera voluntaria pondrá a disposición de CECOBAN, son los siguientes: a) Identificación: nombre completo, correo electrónico, domicilio fiscal, teléfono, RFC, CURP, número de documento de identificación, certificado de sello digital, sello digital, conceptos de operación. b) Patrimoniales y financieros: identificadores relacionados con cuentas bancarias (para el caso de estados de cuenta bancario como comprobante fiscal digital). CECOBAN hace del conocimiento del CLIENTE que los CFDI generados serán enviados sin distinción al Servicio de Administración Tributaria, además de lo anterior CECOBAN informa que los datos de carácter personal que proporcione en la aplicación para la generación del CFDI serán almacenados por CECOBAN. CECOBAN pone a disposición del CLIENTE el Departamento de Datos Personales quien tendrá a su cargo la recepción, registro y atención de sus solicitudes para ejercer su derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO) a sus datos personales, lo cual podrá efectuarse por escrito en las oficinas de CECOBAN ubicadas en: Av. Constituyentes #119, Colonia San Miguel Chapultepec, Alcaldía Miguel Hidalgo, C.P. 11850, Ciudad de México, CDMX, o a través de su sitio web www.cecoban.com CECOBAN informa que tiene implantadas las medidas de seguridad de índole técnica y administrativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado. Durante la prestación de los Servicios previstos en los presentes Términos y Condiciones para la Generación de CFDIs, excepcionalmente CECOBAN podría verse obligada a tener acceso, por razones de mantenimiento o de seguridad, a datos de carácter personal que sean titularidad del CLIENTE, en cuyo caso serán de aplicación las medidas que garanticen la seguridad en los Datos Personales. Ponemos a su disposición nuestra Política de Privacidad a través de nuestro sitio web www.cecoban.com, en caso de requerir más información.
12. CONFIDENCIALIDAD
CECOBAN se obliga a no divulgar ni revelar los datos que el CLIENTE le proporcione para la prestación del servicio o a los cuales tenga acceso. En consecuencia, CECOBAN se obliga a mantener en absoluta confidencialidad la información que maneje y no será revelada sin el consentimiento previo y por escrito del CLIENTE. CECOBAN se compromete en adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar que terceros no autorizados puedan acceder a la información confidencial y a limitar el acceso a la información confidencial a sus empleados o colaboradores que precisen disponer de ella para la ejecución del servicio. En este caso, CECOBAN deberá comunicar a estos empleados y colaboradores, sobre la existencia de la obligación de confidencialidad estipulada en este apartado, por lo que será responsable de cualquier divulgación o mal uso que ellos hagan de la información confidencial. CECOBAN se abstendrá de revelar la información confidencial sin el consentimiento del CLIENTE salvo si: I) fuere necesario para el cumplimiento de una obligación legal o II) fuere exigido por una autoridad judicial o administrativa, situación que hará saber de inmediato al CLIENTE. El CLIENTE reconoce que las actividades que CECOBAN realice en la prestación de sus servicios, así como la información y documentos que con ellas se relacionen y a los que CECOBAN tenga acceso, son indispensables para la consecución del objeto del servicio, lo cual es requerido por EL CLIENTE. Por ningún motivo CECOBAN elaborará copias o reproducciones de la información que le sea proporcionada en forma directa o indirecta por parte del CLIENTE. Es responsabilidad de CECOBAN conservar y reservar toda la información entregada por el SAT, de la misma manera en que ésta le sea entregada. Asimismo, devolverá dicha información en la forma y términos en que el SAT se la solicite, por lo que en ningún caso y bajo ningún título podrá retener la misma.
13. SEGURIDAD
CECOBAN cuenta con una Declaración de Aplicabilidad que indica específicamente los controles que han sido implementados para el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información el cual es aplicable al servicio proporcionado. CECOBAN ejecuta auditorías internas al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), a fin de verificar el cumplimiento con las políticas de seguridad. Así mismo, realiza auditorias al servicio que se ofrece, que tienen como alcance de manera enunciativa más no limitativa la revisión de la infraestructura tecnológica, aplicativos, resguardo de información, procesos organizacionales relacionados con la atención de incidentes, cambios y problemas. CECOBAN cuenta con dos servicios de co-ubicación dentro de dos Centros de Datos, que cuentan con la Tecnología de Información, Seguridad de la información, control de acceso e infraestructura de soporte como suministro eléctrico y controles ambientales, necesarios para la correcta prestación del servicio. En caso de contingencia en el Centro de Administración y Operación o imposibilidad para operar en dicho Centro se cuenta con las facilidades para habilitar un Centro Operativo Alterno. Para este fin se ha proporcionado a los administradores y operadores las facilidades de cómputo para la administración y operación remota de los sistemas de cómputo y comunicaciones del servicio de CFDI. Estas facilidades permiten a los administradores y operadores mantener la continuidad en la operación de los servicios, desempeñando para ello sus funciones desde cualquier lugar que cuente con un acceso a internet. El personal administrativo, técnico y operativo involucrado en los procesos del Servicio de CFDI cuenta con el perfil necesario para la prestación de los servicios y con especialización en los diferentes campos de las Tecnologías de Información y Comunicaciones. Para cada uno de los puestos se cuenta con al menos otra persona calificada, la cual puede cubrir las funciones necesarias que realiza el titular, para la prestación de los servicios y para ofrecer a los clientes asesoría técnica en caso de que por alguna situación el titular no pueda hacerlo y con esto garantizar la continuidad de los procesos necesarios para la prestación de los servicios.
14. FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA
El CLIENTE acepta y conviene en utilizar su certificado digital de Firma Electrónica Avanzada (FIEL) emitido por el Servicio de Administración Tributaria, para expresar su voluntad para asumir y cumplir con sus obligaciones y ejercer sus derechos contenidos en el presente documento, por lo que con el uso de su certificado digital de FIEL otorga pleno reconocimiento y validez de su voluntad a los Términos y Condiciones para la generación de CFDIs. Por lo anterior, el CLIENTE no negará los efectos jurídicos del presente documento, ante cualquier autoridad ya sea administrativa o judicial.
15. JURISDICCIÓN
Las partes convienen que los presentes Términos y Condiciones y toda relación jurídica entre las partes que se deriven de los mismos, se regirán por las leyes mexicanas. Asimismo, las partes acuerdan que para la resolución de cualquier controversia y en general aquella que se relacione con la prestación de los servicios objeto del presente documento, las partes se someten expresamente a las leyes, jurisdicción y competencia de los tribunales de la Ciudad de México, renunciando expresamente a cualquier otro fuero al que tengan o llegaran a tener derecho por razón de sus domicilios presentes o futuros.
CECOBAN, S.A. DE C.V.